会议纪要看起来普普通通平平常常但是作为秘书工作人员你真的掌握了会议纪要的写法了吗
会议纪要对于记录会议主要情况传达会议议定事项推动工作落实具有重要意义个人体会写好会议纪要需把握好以下几个方面
一认真做好会议记录
做好会议记录是写好会议纪要的基础会议纪要是从会议记录的基础上加工提炼而来的
会前要认真阅读议题查阅相关背景资料把握会议主旨做到胸有成竹会中要专心做好会议记录文字要准确段落要清楚记录要全面与会者的赞成意见反对意见会议的统一意见保留意见尤其是会议的决定和主持人的总结及结论性意见要记录清楚把会议情况通过速记录音或摄像等手段真实完整地记录下来会后要整理会议记录吃透会议精神尽快进行会议纪要的起草
二围绕主题选择布局
会议需要解决的主要问题就是纪要的中心纪要的写作要围绕这个中心来展开
单个议题的会议如解决某一具体问题研究某一方面工作的专题会议纪要写作应着眼会议的中心内容和讨论的重点记录讨论结果和议定事项一般采用概括式的布局将会议概况会议内容会议观点和会议成果等按性质归纳成几个方面逐一写作
多个议题的会议常见于单位领导班子研究一系列问题部署一揽子工作的会议如党委常委会议政府常务会议等纪要写作一般采用条款式的布局分别围绕各个议题进行做到条理分明
三正确处理层级结构
会议纪要的正文一般由前言主体和结尾三个部分组成
前言部分交代会议概况包括会议时间地点主持人发言人会议目的和任务主要议题等
结尾部分一般标注出席人员列席人员缺席人员信息和文件公开属性等和其他公文不同会议纪要结尾不标注发文机关一般没有附件
会议纪要的主体部分是核心内容写好主体部分决定着会议纪要的质量主体部分按照逻辑关系可以分成三块一是会议的精神一般由会议认为等导语开头写工作的总体情况分析工作的重要意义和主要原则等二是会议的成果一般由会议明确会议决定等导语开头写会议对问题怎么办工作怎么干等总体上的决策和部署三是会议的要求一般由会议要求会议强调等导语开头写具体的工作安排和各部门要承担的具体任务等这三块内容要分层次整理叙述逻辑分明条理清晰不可以张冠李戴
四恰当进行取舍提炼
一方面要进行适当的取舍会议上各参会人员的意见可能不一致但一次成功的会议其宗旨和意见具有统一性对于符合会议宗旨最终形成的统一意见以及会议主持人的总结意见在会议纪要中要集中体现
另一方面要反映会议的精神要点既要详尽细致又要提炼概括可以根据议题的内容范围和复杂程度进行篇幅上的安排做到简洁明快详略得当
撰写会议纪要是办公室的日常工作之一也是办公室工作人员的基本功在工作中写好会议纪要有八字诀可循
一是求快
时效性是会议纪要的最大特点很多重要工作都要在会议结束后马上落实需要拿会议纪要说话太晚就有可能失去其自身价值因此会议纪要的撰写报批印发一定要迅速一般会议三至五天内印发纪要重要紧急会议当天印发或隔天印发这就要求我们平时做好基础工作准备好各种会议的
纪要模版
程序化填充文字内容
二是求准
准确性是会议纪要的基本要求首先内容要准会议议定的重要事项比如经费时限责任人等一定要准确翔实地记录下来不能有任何出入例如关于经费使用的决议要详细写明金额拨款单位拨款时间拨款方式防止日后出现问题无从对证
其次用语要准参会人员在讨论或讲话中对一些专业术语专有名词可能一带而过说的是不规范简称或俗称比如把省市第届人民代表大会第次会议中国人民政治协商会议省市第届委员会第次会议统称为届省市人大政协第次会议类似情况应在撰写纪要时注意核对订正
最后记录要准纪要撰写人员要全程参会做好录音和记录核对好参会人员对于一些大型会议经常会有替会情况发生要以签到情况为准记录参会人员
三是求实
会议纪要不需要华丽的辞藻只要求原原本本记录会议召开情况和议定事项文字要尽可能清晰简练准确平实不能掺杂个人感情和看法
对于报领导讨论决定的会议事项一般只将最后议定的结果写入纪要不必记录讨论过程对于传达重要会议文件或领导指示的会议事项要抓住重点避免空话套话凡能从其他文件资料中查到的内容一般不写只写会议提出的要求和部署使没有参加会议的人看了纪要也能了解会议情况
四是求全
要突出完整性对会议进行全面的记录最忌丢项落项或多项特别是有的会议可能会根据需要临时加入一些议题或部署一些任务要注意完整地写入纪要
为便于撰写和查阅应当按照一事一标题或一段的格式撰写顺序应按议题的重要程度和类别进行排列会议讨论未通过的议题一般不写入纪要之中
五要会借
会议信息量大撰写纪要需全面广泛占有资料把会议材料领导讲话记录稿件录音录像以及会议涉及的相关文件资料搜集齐全通读理解只有自己弄明白了才有可能把纪要写明白
在使用资料上要敢借会借一般来说对于顺利通过的议题会议材料的请示事项就可以借用为会议纪要的决定事项领导讲话的主要提纲可以借用为会议纪要的强调要求内容有选择性地把会议材料借用为纪要内容实际上是一个对资料进行收集筛选提炼组合的过程
六要会改
所谓改就是在借的基础上对部分材料进行再加工这个过程不可或缺
比如领导在会上脱稿部署工作提出要求时可能会讲得过于详细层次稍显不清前后略有重复在这种情况下要对会议记录进行修改加工再写入会议纪要既体现领导真实意图又符合会议纪要准确务实的基本要求由于修改工作要求较高纪要撰写人员需不断提升理论功底和文字水平
七要会报
会议纪要初稿写成后如何报领导批准也是一门学问
首先要广泛征求意见避免出现方向性错误必须向事项汇报部门涉及部门和会上提出反对意见部门的主要领导征求意见涉及重要大额资金使用的必须征求财务部门意见视情况征求宣传人事纪检监察等部门意见完成这些基础工作才能逐级上报主管领导主要领导审批
八要会用
会议纪要批准后要特别注意发挥其作用
一要正确确定报送范围参会人员和单位都要报送再视会议内容报送有关部门阅知或在一定范围内公开
二要与督办工作做好衔接由相关人员将纪要中有关任务梳理成待办事项进行督办
三要做好存档工作便于日后查阅需要注意的是纪要在报送的过程中可能会由相关部门领导进行多次修改一定要存档领导签字确认的最终版本
此外充分利用信息化手段单位内部的会议不涉密的可在单位内网发布来源秘书工作作者项张国高峰