Pages教学:加上注解、追蹤变更轻鬆掌握组员更动的地方

假使你的 Pages 档案需要给同事、上司检查编辑更动后的版本,或是要在某些段落语句里增加注解,除了用括号这种传统的做法外,透过 Pages 里的「注解」功能,不仅不破坏版面,也可以让查看的人快速查看。或是将「注解」拿来给自己做笔记用,也很方便,感觉就像在 Pages 里增加便条纸一样,来看看怎么做吧!

如何在 Pages 里增加「注解」

首先,这是一份普通的 Pages 文件:

将要增加注解的地方反白,或是把游标移到要添加注解的位置,点一下上方工具列的「注解」,就可以新增一个像便条纸的东西:
(如果在工具列上找不到注解钮,点一下右键即可新增,所有 iWork 软体都可以用这招)

添加完注解的部分,会在旁边多一个黄色的框框,表示这边有注解过:

如何改变「注解」作者的名称、颜色

点一下 Pages 的偏好设定(或用热键 Command ⌘ + ,),在「一般」标籤内可以更改作者的名称:

点一下「显示方式」>「注解和更动」>「作者栏的颜色」,就可以改变便条纸的颜色。

「追蹤更动」功能,看文件内哪里做过改变

要更改文件,又希望对方知道你改了哪里,就要使用 Pages 的「追蹤更动」功能。点一下上方工具列的「追蹤更动」(一样,如果工具列没有的话,按右键把它拖曳进去即可),可以看到 Pages 里多出一条追蹤更动的子工具列。

在「追蹤更动」模式下,试着增加一些文字或是删除一些文字,会看到你改变的地方变成黄色了,如下图的「特别」两个字,就是我在追蹤更动模式下新增加的文字:

点一下增加的文字,会跳出一个视窗询问你是否要接受这样的更动。按下「接受」后,文字就会变成与段落的格式一样,点「拒绝」就会移除这个更动:

在追蹤更动模式下删除文字的话,会变成一条删除线,对方要接受这样的更动才会真的把文字删除:

点一下子工具列的图示,可以叫出所有更动以及添加注解的地方。如果想知道对方到底在你的文件里总共改了哪些地方,可以直接从这里查看。在这个面板中,也可以快速地接受或拒绝各种更动。

点一下会出现连接的线条,可以快速知道这个地方是在文件的哪个位置:

简单来说,Pages 的这个功能就是让同一份文件被大家改来改去时,彼此都能够知道到底改了哪里,避免一份文件版本杂乱,谁加了哪句或砍了哪段都不晓得。如果这份文件是被 Email 寄来寄去的,就适合使用这个功能,如果要「同时编辑一份文件」,可以参考先前的 iCloud 协同作业教学。

延伸阅读》

Pages 教学全攻略!由新手到高手请看此iWork内建时光机,回复先前编辑的档案版本![教学] Pages背景颜色、背景图该如何设定?

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